O que um sistema integrado de gestão faz por sua empresa de frotas?

Gerenciar uma frota de forma adequada se trata certamente de um trabalho que envolve muita responsabilidade e dedicação. A atividade é difícil e envolve muitos riscos. Especialmente no que se refere às finanças. Afinal, quando se fala em transporte, dois pontos logo sobressaem: os custos com combustível e a frota em si, bem como com a segurança.

O segredo de uma boa gestão é contar com um excelente sistema e fluxo de informações, que permitam a integração entre todos os setores e profissionais.

Ver também: Guia para fazer uma gestão de frota eficiente

Quer acertar na sua gestão? Entenda o que um sistema integrado de gestão pode fazer por sua empresa de frotas!

Os benefícios de um sistema integrado de gestão

Fazer uso de um sistema integrado pode oferecer benefícios diversos à sua empresa. A lista é vasta e pode variar de acordo com os segmentos de atuação. Mas as principais vantagens são as seguintes:

Economia com combustível

Um bom sistema viabiliza o controle dos desperdícios que costumam acontecer na estrada por diferentes motivos.

Um dos motivos é que o funcionário pode dirigir de forma inadequada, andando a velocidades muito altas, por exemplo, o que favorece um consumo maior de combustível. Outro motivo é a falha mecânica do carro, que pode gerar consumo elevado de gasolina ou diesel.

As informações sobre esses eventos são registradas pelo sistema e parametrizadas com dados do histórico de manutenções de cada veículo. Relacionando todos os dados de todas as etapas da sua gestão é possível chegar ao custo real da sua frota, custo por veículo, custo por km rodado, dentre outras informações que vão permitir uma visão 360° para poder tomar decisões mais assertivas, gerar economia e aumento da produtividade.

Manutenção no momento certo

sistema integrado de gestãoO sistema integrado de gestão desenvolve um plano de manutenção preventiva e corretiva. Isso permite que os veículos rodem em boas condições, evitando problemas inesperados e provocando perda de tempo e dinheiro. Além disso, manter as manutenções em dia evita maiores desgastes no veículo, consequentemente, gera economia e aumenta a produtividade e segurança da frota e funcionários

Ainda é possível conseguir um histórico com despesas do carro, previsão de manutenções e de paradas, previsão dos custos de investimento, análise de desempenho do mecânico ou da oficina e outras coisas.

Economia com pneus, despachos e EPIs

A sua empresa de frotas também usufruirá de um sistema que envia alertas importantes, lembrando sobre as manutenções preventivas. Na Tfleet, na própria manutenção é verificado se há a necessidade da troca de pneu, se sim, abre-se um chamado no sistema para ser aprovado pelo gestor da frota e então feito o serviço.

Tudo fica registrado no sistema e, se for preciso, é tirado uma foto da situação dos pneus velhos e registrado junto a ordem de serviço para ser aprovada. A indicação da melhor (melhor custo/beneficio) marca e modelo de pneu para determinada frota é indicada pelos especialistas da equipe de atendimento ao cliente.

O sistema também controla o despacho, realizando a gestão dos documentos e multas, fornecendo em tempo real a lista com a documentação que está vencendo, as previsões de investimento no decurso do ano, os motoristas e os carros que estão recebendo mais multas.

Automatização dos processos, maior rapidez e maior segurança

A automatização dos processos permite que eles sejam realizados com maior rapidez e reduz a quantidade de erros humanos significativamente, bem como confere maior segurança ao trânsito das informações.

O sistema permite a criação de diferentes usuários com diversos tipos de permissão. Ele também permite identificar as aprovações e solicitações de demandas., inclusive os responsáveis pelas alterações e o tempo em que elas aconteceram.

A escolha de um bom sistema

Na hora de escolher seu sistema integrado de gestão, considera alguns critérios importantes. Primeiramente, avalie se ele realmente oferece soluções integradas. O software deve se integrar a todos os processos da sua empresa de frotas, como rastreamento, combustível, financeiro (contas a pagar), despachante, sinistro, multas, compra e venda de veículos, desmobilização, emplacamento, etc.. Somente com uma visão total e comparativa de todos os processos é possível tomar as melhores decisões e trabalhar com o maior aproveitamento dos seus investimentos com gestão de frota.

Um bom software também oferece apoio fundamentado para a tomada de decisões por meio de indicadores que mensuram o desempenho do veículo e fornecem dados para que a sua empresa escolha o melhor fabricante, o melhor modelo, os pneus mais compatíveis com a finalidade do carro, bem como os equipamentos que contribuem para o desenvolvimento desse trabalho.

Um sistema avançado ainda permite a padronização dos processos. A padronização dos métodos de trabalho permite processos mais estabilizados. Também torna mais fácil realização de tarefas em larga escala, aumentando produtividade e reduzindo retrabalho, gastos desnecessários e economizando tempo que poderá ser dedicado a tarefas mais estratégicas de tomadas de decisões.

A melhor solução deve contribuir para integrar pessoas, conhecimentos e ativos. Deve oferecer informações confiáveis que ajudem a tomar decisões acertadas, bem como oferecer uma visão sistêmica da sua empresa, possibilitando uma gestão mais eficaz.

Os passos para implementar um sistema de gestão em sua empresa de frotas

A implementação de um sistema de gestão deve seguir alguns passos. Entenda essas etapas a seguir.

Mapeia as necessidades

Antes de mais nada, é importante mapear as necessidades de sua frota, como manutenção, planejamento das rotas e controle de combustível. De qualquer modo, cada sua empresa terá suas próprias necessidades, levando em conta a quantidade de veículos e a sua finalidade.

É preciso analisar o tamanho da frota, a disponibilidade dela, os tipos de carros e sua idade além de outras características que sejam importantes.

Escolha o sistema apropriado

Conforme essas necessidades e as dicas de escolha dadas mais acima, convém escolher o sistema de gestão que seja adequado ao perfil da frota.

Treine os funcionários

A eficácia do sistema dependerá do bom uso dele e, para isso, os funcionários deverão ser treinados. Isso significa que não é suficiente implantar o sistema e fazê-lo funcionar, é preciso treinar os funcionários para que saibam usá-lo.ou contratar uma empresa que forneça o software e o serviço de gestão e operação do processo de gestão. uma gestora de frota que trabalhe com software próprio..Existem empresas especializadas em gestão de frotas e que desenvolvem softwares personalizados para a necessidades de cada cliente/operação.

Mensure o resultado

Depois de instalado um sistema de gestão, sempre é possível obter melhores resultados, já que parâmetros podem ser melhorados e dados podem ser analisados de outra forma.

É importante usar indicadores para uma medição precisa, realizar estes e otimizar o uso do software, melhorando seu controle sobre a frota.

Um bom sistema integrado de gestão se evidencia como um diferencial para a sua empresa de empresa de frotas, destacando-a no mercado e aumentando seu potencial.

Aproveite para curtir a página da TFleet no Facebook!

Conheça a TFleet, empresa com 26 anos de atuação, especializada em soluções personalizadas para gestão de frotas.