Gestão de contratos automobilísticos: como evitar prejuízos na empresa

A gestão de contratos é uma etapa essencial para qualquer negócio. Ela consiste na avaliação dos acordos firmados para garantir que todos os direitos e deveres sejam respeitados. Com uma atuação consistente e eficaz, é possível identificar se os fornecedores têm cumprido com as expectativas e entregado o que foi acordado.

Quando uma empresa dispõe de uma frota de veículos, a gestão de contratos automobilísticos é ainda mais importante. Se a gestão de contratos automobilísticos for bem feita, ela pode inclusive ajudar a diminuir gastos.

Ver também: Guia para fazer uma gestão de frota eficiente

Como agir para evitar essas perdas? Veja como fazer a gestão dos contratos automobilísticos adequadamente e conquiste os melhores resultados!

Organize todas as informações

O primeiro passo para garantir que todos os acordos sejam verificados é a organização. É muito importante levantar os dados pertinentes e reuni-los em um só local. Assim, todos os contratos automobilísticos devem ser trazidos (em relação ao combustível, à manutenção e à política de frotas), porque se as informações estiverem espalhadas ou não registradas, fica impossível chegar a uma análise contundente e adequada.

Inclusive, essa fase serve para formalizar alguns acordos. A formalização traz segurança para ambas as partes e torna mais simples o processo de analisar o que tem funcionado. Os contratos têm que apresentar validade jurídica e especificar os direitos e deveres, por exemplo.

Identifique quais são os pontos importantes

Gestão de contratos automobilísticosÉ indispensável definir todos os pontos relevantes sobre cada documento. Em uma gestão de contratos automobilísticos, algumas informações se destacam e devem receber máxima atenção.

Para evitar ficar sem os serviços, o prazo é um dos dados críticos. Reconheça qual é a validade de cada contrato e o vencimento previsto. Identifique se eles têm renovação automática, para evitar que o seu negócio pague mais que o necessário, caso queira encerrar um acordo.

Também é muito importante verificar questões como o centro de custos ao qual o documento se refere, bem como os valores e o nível de serviço acordado. Ao definir que um contrato deve fornecer certos serviços dentro de um determinado período, fica mais fácil identificar se o fornecedor tem cumprido com o esperado.

Cuide da redação de contratos futuros

O gerenciamento não diz respeito apenas aos acordos que já estão firmados. Ele também tem os olhos voltados para o futuro e pensa em maneiras de simplificar a relação com fornecedores ao longo do tempo.

Com a organização dos contratos atuais e a verificação do que é mais importante, levante os pontos que devem estar presentes nos seus documentos no futuro — de renovação ou de parceiros inéditos. Atualizar e acrescentar elementos é, em primeiro lugar, um jeito de garantir a adaptação às novas necessidades do estabelecimento e um meio de evitar prejuízos por situações consideradas críticas. Pense, por exemplo, em aspectos como:

  • indicadores que definem o reajuste dos valores;
  • novos parâmetros adaptados de nível de serviço;
  • questões que levam à rescisão do contrato.

Acompanhe os resultados de perto

Isso leva diretamente para a próxima etapa essencial para o sucesso: o acompanhamento dos resultados. Não dá para abrir mão de verificar como está o andamento dos documentos, de modo a resguardar os direitos da empresa e de sua frota.

Pense em um acordo fechado com uma rede credenciada. Se uma das condições acordadas é o preço exclusivo do combustível, esse valor tem que ser observado. A empresa pode avaliar se houve algum reajuste imprevisto ou se a exclusividade foi quebrada para evitar prejuízos.

Gere relatórios com os resultados das principais métricas e indicadores

Acompanhar a evolução ou o cumprimento do nível de serviço, por exemplo, é uma possibilidade. O registro, inclusive, serve para garantir uma auditoria completa sobre o que tem sido fornecido.

Use as informações a favor do negócio

Tão importante quanto verificar o cumprimento das condições previstas em cada contrato, é saber usar esses dados a favor do empreendimento. Afinal, um dos objetivos principais é evitar os prejuízos e isso significa tomar as ações certas em momentos específicos.

Pense em um contrato de locação que apresenta desvios. A locadora contratada não disponibilizou um veiculo reserva dentro do prazo que foi acordado, o que deixou determinado processo da empresa parado. Dependendo dos impactos que tal ação causou no negócio, pode ser o caso de falar com o fornecedor em busca de uma solução ou compensação.

Evite perdas indesejáveis

As informações também podem servir de argumentos para renegociações com valores mais atrativos ou até para solicitar a rescisão. Isso faz com que a gestão de contratos automobilísticos seja proativa e solucionadora de problemas. Ao final, trata-se de um meio de evitar perdas indesejáveis.

Priorize a centralização na gestão de contratos automobilísticos

Além de executar todas essas ações, é muito importante pensar na praticidade e na automação. Ter dezenas de contratos espalhados só aumenta o trabalho e dificulta o acompanhamento em tempo real. Portanto, há um risco ampliado de ocorrerem falhas e perdas financeiras.

Para que isso não aconteça, é recomendado contar com a integração de dados.  Mais que apenas juntar todas as informações dos contratos, centralize a execução dos serviços.

Ao consolidar a maior parte das informações de um centro de custo em um só lugar, fica mais fácil fazer o acompanhamento. Para isso, uma excelente opção é contratar um fornecedor que ofereça múltiplas soluções.

Procure por uma solução completa

Ter que tratar com apenas um fornecedor sobre vários aspectos melhora a qualidade no atendimento e o cumprimento das necessidades do negócio. Desde que o empreendimento seja capaz de atender a vários serviços com qualidade, o ideal é procurar pela solução completa para lhe auxiliar.

A gestão de contratos automobilísticos deve ser feita de modo estratégico para impedir perdas para o negócio. Com essa simplificação, todas as outras etapas são favorecidas e o gerenciamento de frotas e de acordos é facilitado.

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